《卓有成效的管理者》第5章要事优先

ounce · 发表于 2021-8-16 14:06

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卓有成效如果有什么秘诀的话，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做，而且一次只做好一件事情。

1、为什么要集中精力？

（1）首先我们要做的事情太多，管理者的时间有限。

（2）管理者越是想多做出些成果，越是需要有更长的“整块时间”。

（3）管理者越想发挥长处，就更应该在重大的机会上，集中一切可用的长处。这是获得成果的唯一办法。

（4）进一步说，我们多数人即使专心致志的只做一件事，也不见得真能做好，更何况想在同一时间内做俩件事，更是难上加难。正因为如此，一次只做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳方法，越能集中我们的时间、努力和资源，我们所能完成的工作也就越多。

2、摆脱昨天

管理者专心一志，第一项原则就是要摆脱已经不在有价值的过去。有效的管理者必须经常检讨他们和同事的工作计划，他们问：“如果我们还没有进行这项工作，现在我们该不该开始这项工作？”如果不是非办不可，他们就会放弃这项工作，或者把它搁置起来。

（1）为什么这样做？

人总归是人，有谁能够预见未来？昨天的决策和行动，不论当时看起来如何勇敢、如何睿智，都有可能形成今天的困难和危机，甚至被证明是愚蠢的行动所以我们至少可以把昨天遗留下来的、不能再产生成果的工作尽量减少。

（2）推陈才能出新

所有的组织都容易染上这种毛病，既不能正确地看待过去的成功和失败，在政府机构中这种情况更为常见。政府机构的机会和措施，如其他机构一样，过一段时间就会跟不上形势变化的需要。这些计划和措施不但被认为是永恒的原则，还会演变成法令规章，谁也动它不得成为一部分人的既得利益，难以撼动和改变。所以政府或机构的每一个法案、计划、规章制度，都应该视为是“临时性质”的，经过一定年限后便该自动失效。否则的话，也必须客观地研究其存在价值、成果和贡献。尤其重要的是：推陈才能出新，有效管理者打算做一项新的业务，一定要先删除一项原有的业务。这既可以集中精力去做新的业务提高成功的可能性，对控制组织的“膨胀”来说也是非常必要的措施，如果不加以控制组织的膨胀，组织就会变的涣散、难以管理。社会组织恰如生物有机体，必须保持小而精的状态。

3、先后次序的考虑

在管理者面前，摆着许多值得去做的工作，但管理者的时间却非常有限。因此就涉及哪些事情需要优先处理，哪些事情可以缓一缓再办的决策了。是由管理者决定还是由压力来决定呢？

（1）如果按压力来决定优先，结果必然会牺牲重大的要务。因为我们会没有时间将一项任务转化为组织的行为，也就是说，除非组织中人人都能以某一任务为己任，除非人人都能以新的方式来处理其原有的工作，除非人人都确认有承担新工作的必要，也除非人人都能将主管的新计划化为他们的日常工作，否则任何任务都肯定无法完成。如果因为没有时间而忽略了做这些准备，必将一事无成。而一事无成，正是身为管理者未能集中主要精力，未能抓住首要任务的结果。

（2）按压力决定优先，还会产生另一种后果：组织中的高层，必将不肯做新任务的任何决定。一般来说一件新任务肯定不是为了解决昨天的困难，而是为了一个新的明天，所以总是可以缓办的。而且说到压力，往往总是为了昨天。所谓压力，总是偏爱机构内部的事物，偏爱已经发生的事情而忽视未来，总是喜欢危机而忽视机遇，总是倾向于急功近利而对真正的现实世界而不见，总是着重紧急事物而对关系重大的事物反应木然。

4、如何决定优先

被搁置实际上等于被取消，所以管理者都不应轻易地延缓任何工作。如何决定优先，最重要的不是分析，而是需要拿出勇气。以下几条原则可帮助确定优先次序的重要原则，每条都与勇气密切相关

（1）注重将来而不重过去；

（2）重视机会，不能只看到苦难；

（3）选择自己的方向，而不盲从；

（4）目标要高远，要有新意，不能只求安全和方便。

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总结：

有效的管理者，会把主要精力集中在当前正在进行的工作上，而不会再去兼办其他工作。完成一件事情之后，他会根据情况的变化，再决定下一步的优先事项。要集中精力，全神贯注于一项工作，首先要有足够的勇气，要敢于决定真正该做和真正先做的工作。只有这样，管理者才能成为时间和任务的主宰，而不会成为他们的奴隶。